Als Facility Support Officer ben je de administratieve duizendpoot van ons facility en preventie team. Je bent de rechterhand van onze Facility en Preventie Manager en rapporteert rechtstreeks aan hem. Je zorgt ervoor dat de dienstverlening naar onze winkels op rolletjes loopt dankzij je professionalisme en je talent voor administratie en organisatie. Contacten met zowel leveranciers als met onze interne klanten lopen vaak via jou, via e-mail of per telefoon.

Jouw hoofdtaken zijn verdeeld in twee grote onderdelen:

•  Administratie en ondersteuning van het facility team
•  Administratie en opvolging van het preventiebeleid

 Ondersteuning facility team

 Je geeft administratieve ondersteuning aan het facility-team en neemt ook initiatieven om verbeteringen in de verschillende processen voor te stellen:

•  Je beheert het mailverkeer van de facility dienst
•  Je faciliteert de communicatie tussen onze winkels en de diverse leveranciers
•  Je stelt communicaties op in het Frans/Nederlands
•  Je vraagt offertes op en maakt verzekering aanvragen
•  Je doet de opvolging van de facturatie

Opvolging preventiebeleid

•   Je houdt de veiligheidsdossiers up-to-date en zorgt ervoor dat iedereen snel de juiste informatie kan vinden.
•   Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de controles en verplichtingen in onze winkels (bijvoorbeeld brandoefeningen)

• Je bent tweetalig Nederlands-Frans zowel gesproken als geschreven
• Je hebt een relevante ervaring of een opleiding in een administratieve functie
• Ervaring in of kennis van facility is een bonus
• Je hebt een uitstekende kennis van het Microsoft Officepakket (Excel, PowerPoint, Word en Outlook)
• Het verder digitaliseren van een aantal diensten en toepassingen schrikt je niet af
• Je werkt gestructureerd en kan goed prioriteiten stellen
• Je bent flexibel en kan gemakkelijk omgaan met veranderingen
• Je kan zelfstandig werken en durft initiatieven nemen
• Je bent enthousiast en positief ingesteld
• Je bent discreet en respecteert het beroepsgeheim

Een gevarieerde en afwisselende functie met verantwoordelijkheid binnen een professionele, dynamische organisatie.

 Je krijgt een parttime contract van onbepaalde duur. Jouw salaris wordt aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, personeelskorting, enz…